会議・メール・チャットの作法（社外の人としての書き方）

外部の立場で仕事をすると、コミュニケーションの量が減ります。毎日同じ部屋にいないので、雑談の中で伝わっていたものが伝わりません。

減った分を、書くことで埋めます。 ただし、量を増やすのではなく、形を決めます。

返信の速さは「早さ」より「予告」

24 時間以内に返す、を目標にする方が多いのですが、実際にはいつ返ってくるか分かることのほうが大事です。

• 連絡が取れる時間帯を最初に伝える（例:「平日 9〜18 時。それ以外は翌営業日になります」）
• すぐ答えられないときは、まず受け取ったことだけ返す。「確認して明日中にお返しします」の 1 行で、相手は他の仕事に移れます
• 返せない日が分かっているなら、先に伝える

遅いことより、いつ返るか分からないことのほうが困らせます。 これは相手が社内の人ではないから起きる問題です。社員なら席にいないのが見えますが、外部の人は見えません。

メールの宛先

• To は、動いてほしい人だけ
• Cc は、知っておいてほしい人
• 関係者が増えてきたら、増やす前に窓口に確認する

外部の人が社内の人を勝手に Cc に足すと、社内の力関係に触れることがあります。「この件、○○部長にも共有しておきますか」と一度聞くだけで済みます。

書き方: 結論・根拠・次の一手

長い説明は読まれません。3 つの順で書きます。

1. 結論（1 行）
2. なぜそう考えるか（3 行まで）
3. 次に誰が何をするか

判断を仰ぐときは、選択肢を 2〜3 個に絞って、推奨を 1 つ示します。 「どうしましょうか」だけだと、相手の仕事が増えます。外部の人に頼む理由は、判断の材料を減らしてもらうことです。

チャットの扱い

社内のチャットに招かれることがあります。便利ですが、2 つ気をつけます。

• 深夜・休日に反応しない。1 回応じると、それが基準になります
• 決まったことはチャットに置きっぱなしにしない。流れて消えます。決定はメールか議事メモに転記します

チャットは相談に向いていて、記録には向いていません。契約の範囲や金額の話は、チャットでしない。 口約束と同じ扱いになります。

オンライン会議

• カメラは原則オン。外部の人ほど、顔が見えるかどうかで距離が変わります
• 最初の 2 分で、その日のゴールを声に出す（「今日は A と B を決めて終わります」）
• 資料は前日までに送る。その場で共有画面に出すと、相手は読む時間がありません
• 終わりの 3 分で、決まったことと宿題を声に出して確認する

会議の後 5 行メモは、その日のうちに送ります。 翌日になると、記憶が食い違い始めます。

議事メモの型（5 行）

件名: 9/16 月次締めの打ち合わせ
1. 決まったこと: 10 月から締め日を 8 営業日に前倒す
2. 宿題（田中様）: 現行フローの一覧を 9/20 までに
3. 宿題（当方）: 新フロー案を 9/24 までに
4. 保留: 経費精算の締めは次回
5. 次回: 9/25（水）14:00

これだけです。装飾も挨拶文も要りません。保留を書くのがコツで、「決まっていないことが決まっていない」と明示されると、後から蒸し返されません。

相手の会社の道具に合わせる

メール、Slack、Teams、Chatwork。相手が使っているものに合わせます。「私は○○を使っているので」は、外部の人が言うことではありません。

ただし、相手の社内システムのアカウントを持つかどうかは別の話です。社員と同じ権限を持つと、外部の立場があいまいになります。必要な範囲だけにしてもらってください。

この回でやること

1. 連絡が取れる時間帯を決め、契約先に 1 行で伝える
2. 議事メモの 5 行の型を、自分の案件名で 1 つ作っておく
3. いま入っているチャットで、深夜・休日に反応した履歴がないか見直す

契約の範囲や金額をチャットで決めないでください。書面で残す項目は「業務委託契約を結ぶ前に決めておく 8 項目」にまとめています。