最初の 30 日の作法（誰に挨拶し、何を聞き、何を言わないか）

外部から入った人が「使える人」と思われるか「面倒な人」と思われるかは、たいてい最初の 1 か月で決まります。しかも、決めているのは経営者ではなく現場です。

1 週目: 聞く。直さない

初日に改善案を出したくなります。だいたい正しいのですが、出さないでください。

理由は 2 つ。まだ実態を知らないのと、現場が身構えるからです。外部の人が来た初日に「これは非効率ですね」と言えば、そのあと誰も本当のことを話さなくなります。

1 週目に聞くこと。

• いまのやり方になった経緯（いつから、なぜ）
• 実際に困っていること（聞かれていないのに出てきた話ほど重要）
• 過去に試して駄目だったこと

3 つ目が効きます。たいてい、あなたが思いつく改善案はすでに試されています。 なぜ駄目だったかを知らずに同じ案を出すと、一度で信用を失います。

2 週目: 小さく 1 つ直す

大きな改善は後回しにして、その週のうちに結果が見えるものを 1 つ選びます。

• 毎月手で作っている表を、1 つ自動化する
• 二重入力になっている箇所を 1 か所だけ止める
• 誰も見ていない資料を 1 つやめる

規模は問いません。「この人が入ると何かが軽くなる」という体験が先で、大きな話はそのあとです。

やめるものを 1 つ見つけるのが、いちばん喜ばれます。増やす提案は誰でもできます。

3〜4 週目: 全体像を出す

ここで初めて、見取り図を出します。1 枚にまとめます。

• いま何が起きているか（事実だけ。評価を混ぜない）
• どこから手を付けるか（3 つまで）
• それぞれ、誰が何をいつまでに

「できていない」ではなく「こうすると軽くなる」で書きます。 同じ内容でも、前者は批判、後者は提案として読まれます。外部の人が書いた批判は、社内では受け取りにくいものです。

挨拶の順番

1. 契約の窓口になる人
2. 実際に一緒に手を動かす現場の担当者
3. その上長
4. 隣接する部署

2 番を飛ばして 3 番から入る方が多いのですが、これは順番が逆です。実務を動かすのは現場で、決裁が上長です。現場を飛ばして上から入ると、決まっても動きません。

言わないほうがよい 5 つ

• 「前の会社では」— 前提が違います。同じ結論でも言い方を変えられます
• 「普通はこうします」— 「普通」は相手を否定する言葉として届きます
• 「なぜこうなっているんですか」（責める調子で）— 「経緯を教えてください」なら同じ意味で刺さりません
• 「それは私の仕事ではありません」— 範囲外なら「別途お見積りします」と言えば済みます
• 社内の人の評価 — 誰が優秀か、誰が働かないか。外部の人が言う立場にありません

5 つ目が一番大事です。外部の人は、社内の人事の話に一切関わらない。 これは作法というより、身を守る線引きです。

記録を残す

打ち合わせのあと、その日のうちに 5 行だけ送ります。

• 決まったこと
• 宿題（誰が、いつまでに）
• 次回の日程

社員なら口頭で済むことも、外部の立場では文字で残します。認識のずれが起きたときに、立場が弱いのは外部の人だからです。これは相手を疑っているのではなく、お互いを守る手続きです。

この回でやること

1. 最初の 1 週間で聞く 3 つの質問を、自分の言葉で用意する
2. 2 週目に直す「小さい 1 つ」の候補を、聞き取りの中から見つける
3. 打ち合わせ後 5 行メモの型を作り、1 回目から使う

企業側が外部人材を受け入れるときの準備については「初めて外部の専門家に頼む前の 7 つ」もあわせてお読みください。相手が何を準備できていないかが分かります。