業務の流れを1枚に整理する。手作業と紙が残る場所を見つける

「業務を効率化したい」と考えたとき、まず取り組みたいのは、いまの業務の流れを書き出すことです。

流れを整理しないままシステムを導入すると、今のやり方をそのまま電子化することになりがちです。手間を減らすために、まずは「誰が、何を使って、どこへ渡しているか」を見える形にしましょう。

まずは1つの流れを選ぶ

会社全体の業務を一度に整理しようとすると、範囲が広くなりすぎます。まずは、手間がかかっていると感じる流れを1つ選びます。

• 受注から請求、入金まで
• 発注から検収、支払いまで
• 勤怠の記録から給与の支払いまで
• 問い合わせから見積、契約まで

最初からすべてを整理する必要はありません。 身近な業務を1つ選び、始まりから終わりまで追ってみてください。

各段階で「4つのこと」を書く

紙やホワイトボードに横線を引き、作業を左から順に並べます。それぞれの段階で、次の4つを書き添えます。

書くこと	例
何をするか	注文書を受け取る
誰がするか	営業事務
何を使うか	メール、紙、販売管理ソフト
どこへ渡すか	経理へ紙で手渡す

最初は専用のソフトを使わなくても構いません。道具選びに時間をかけるより、実際の流れを書き出すことから始めましょう。

書き出したら、3つの点を探す

1. 同じ情報を何度も入力していないか

販売管理ソフトに入力した内容を、会計ソフトにもう一度入力する。エクセルで作った情報を、別のシステムへ転記する。こうした作業がないかを確認します。

転記が多い場所は、手間や入力ミスを減らすための見直し候補です。

2. どこで待ち時間が生じているか

担当者の承認、月末の締め、他部署からの資料など、次の作業へ進めずに待っている場所を探します。実際の作業時間だけでなく、受け渡しの間に生じる時間にも目を向けましょう。

待ち時間は、システムを入れるだけでは解消しないこともあります。承認が必要な条件を整理したり、締めや受け渡しの頻度を見直したりするなど、運用ルールから改善できないかを考えます。

3. 特定の人に作業が集中していないか

「あの人が休むと進まない」という作業がないかを確認します。流れを書き出すと、特定の人に判断や作業が集中している場所も見つけやすくなります。

改善は「やめる・ルールを見直す・仕組みを整える」の順に

見つけた課題を、一度にすべて解決しようとする必要はありません。次の順で、1つずつ見直します。

1. やめられる作業を探す：使われていない資料の作成や、目的が重複している確認など。
2. ルールで改善する：承認の条件、締めの回数、書式などを整理する。
3. 仕組みで改善する：転記の自動化や、システム間の連携を検討する。

まずは、システムを新たに導入しなくても改善できることから着手しましょう。不要な作業を残したまま自動化すると、その作業を続けるための費用や保守の手間がかかります。

書類の電子化を、業務の流れを見直す機会にする

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応をきっかけに、書類の受け渡しを見直した会社もあるでしょう。制度への対応とあわせて、書類を作る・確認する・保管するまでの流れも整理してみてください。

制度の要件は改正されるため、具体的な対応については国税庁など、所管の官公庁の案内をご確認ください。

自動化は、繰り返しが多い定型作業から考える

自動化を検討するときは、道具よりも先に対象の作業を選びます。次の3点を確認しましょう。

• 回数が多く、判断をあまり必要としない作業を候補にする。
• 月に数回の作業は、導入や保守の手間に見合うかを確かめる。
• 作った人だけが対応する仕組みにせず、操作や修正の手順を残す。

自動化した後も無理なく使い続けられるか、という視点が大切です。

外部の専門家には、整理の進行や優先順位づけを相談する

業務の流れを把握するには、実際に作業している現場の人の参加が欠かせません。そのうえで、話し合いの進行や、書き出した課題の優先順位づけを外部の専門家に相談する方法もあります。

システムを選ぶ前に、今の流れと改善したい場所を明らかにする。 まずはここを目標に、1つの業務を書き出してみましょう。

よくある質問

Q. システムを入れれば、業務は効率化しますか？

導入だけで手間が減るとは限りません。まずは今の流れを整理し、不要な作業や運用ルールを見直したうえで、システムで改善する範囲を決めましょう。

Q. どの業務から書き出せばよいですか？

手間がかかっていると感じる流れを1つ選びます。受注から入金まで、発注から支払いまで、勤怠の記録から給与の支払いまでなど、始まりと終わりを決めやすい業務が取り組みやすいでしょう。

Q. 見つけた課題は、どの順で改善すればよいですか？

やめられる作業、ルールで改善できること、仕組みで改善することの順に検討します。自動化やシステム連携を考える前に、作業そのものの必要性を確かめましょう。