業務の流れを 1 枚に書き出す。手作業と紙が残る場所を見つける

「業務を効率化したい」という相談の多くは、いまの流れが書き出されていない状態から始まります。

書き出さずにシステムを入れると、いまのやり方をそのまま電子化するだけになります。手間は減らず、使われないまま残ります。

書き出す単位

会社全体を一度に書こうとすると終わりません。1 つの流れを選びます。

• 受注から請求、入金まで
• 発注から検収、支払いまで
• 勤怠の記録から給与の支払いまで
• 問い合わせから見積、契約まで

このうち、いちばん手間がかかっていると感じるものを 1 つだけ選びます。

書き方

横 1 本の線に、左から順に並べます。各段に、4 つを書きます。

書くこと	例
何をするか	注文書を受け取る
誰がするか	営業事務
何を使うか	メール、紙、販売管理ソフト
どこへ渡すか	経理へ（紙を手渡し）

紙とホワイトボードで足ります。ソフトを探す時間のほうがもったいないです。

書き出すと見えてくる 3 つ

1. 同じものを 2 回入力している

販売管理ソフトに入れて、会計ソフトにもう一度入れる。エクセルで作って、システムに転記する。転記があるところには、必ず間違いが起きます。

2. 待っている時間

誰かの承認を待つ、月末の締めを待つ、他部署から資料が来るのを待つ。実際に手を動かしている時間より、待っている時間のほうが長いことがよくあります。

待ちは、システムでは減りません。承認の基準を下げる、締めの回数を増やすといった、ルールの変更で減ります。

3. 1 人しかできない作業

その人が休むと止まる作業です。書き出すと、どこに集中しているかが見えます。

直す順番

見つけたものを、全部直そうとしないでください。次の順で 1 つずつです。

1. やめられるもの（そもそも誰も使っていない資料、二重の確認）
2. ルールで直せるもの（承認の基準、締めの回数、書式の統一）
3. 仕組みで直せるもの（転記の自動化、システムの連携）

**1 と 2 にお金はかかりません。**3 に進む前に、必ず 1 と 2 をやります。順番を逆にすると、無駄な作業を高いお金で自動化することになります。

書類の電子化は、法令の側からも来る

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応で、書類の受け渡しの形を見直した会社も多いと思います。制度に合わせるだけでなく、流れそのものを見直す機会として使えます。

制度の要件は改正されるため、具体は国税庁の案内をご確認ください。

定型作業の自動化は、効果の大きいところから

自動化の道具は増えました。ただ、どの作業を自動化するかを間違えると、保守だけが残ります。

• 回数が多く、判断がいらない作業から選ぶ
• 月に数回しかない作業は、自動化しないほうが安いことがある
• 作った人しか直せない仕組みにしない（手順を残す）

外部の専門家に頼む範囲

書き出す作業そのものは、現場の人が参加しないと意味がありません。進行役と、書き出した結果から直す場所を選ぶところを外部に頼む形が多いです。システムの選定に入る前に、ここを終えておきます。

出典: 本記事は運営の実務経験をもとにした整理で、外部統計の引用はありません。制度の要件は改正されるため、具体は所管の官公庁の案内をご確認ください（確認日: 2026-09-25）。