基幹システムの入れ替えで、先に決めておく 5 つ

基幹システムの入れ替えでよく起きるのは 3 つです。入れたのに使われない。費用が当初の見積より膨らむ。現場が反対して止まる。

どれも、選ぶ前に決めていないことが原因です。先に決める 5 つを並べます。

1. 何のために入れ替えるのか（1 文で書く）

「古いから」では、選ぶ基準になりません。次のどれかに言い換えます。

• 月次を早めたい
• 在庫の数を正しくしたい
• 二重入力をやめたい
• 拠点が増えても同じ形で回したい
• 担当者が替わっても回るようにしたい

**1 文に絞ります。**複数を並べると、全部を満たす製品を探すことになり、値段が上がり、導入が長くなります。

2. 変えないものを決める

システムに合わせて業務を変えるか、業務に合わせてシステムを作り込むか。全部を作り込むと、費用も保守も膨らみます。

先に、譲れない業務を 3 つだけ決めます。それ以外は、システムの標準に合わせます。

「うちは特殊だから」という説明が出たら、なぜ特殊なのかを確かめます。特殊なのではなく、昔の事情がそのまま残っているだけのことが少なくありません。

3. 誰が決めるか

導入が止まる会社では、決める人がはっきりしていません。

役割	誰か
最終的に決める	社長、または担当役員
業務の中身を決める	各部門の実務担当（部門長ではなく、実際に使う人）
進行を管理する	1 人。兼任でよいが、時間を確保する
相手の窓口	ベンダーの担当者

進行を管理する人に時間を与えないまま始めるのが、いちばん多い失敗です。通常業務の片手間では回りません。

4. 費用は、初期だけで見ない

見積で比べるのは初期費用ですが、実際にかかるのはその後です。

• 毎月・毎年の利用料と保守料
• 追加の開発が必要になったときの単価
• 社内の担当者がかける時間
• 古いシステムからのデータ移行
• 教育（使い方を覚えてもらう時間）

**5 年ぶんで比べます。**初期費用が安い提案が、5 年で見ると高いことがあります。

5. やめるときのことを決める

いつか入れ替えます。そのときに困らないよう、契約の前に確認します。

• データを、自社が読める形で取り出せるか
• 取り出しに費用がかかるか
• 契約を終えたあと、データはいつまで残るか

ここを確認しない契約が多いです。入れ替えのたびに、前のデータが取り出せず捨てることになります。

進め方

1. いまの業務の流れを書き出す（別の記事にまとめています）
2. 目的を 1 文にする。譲れない業務を 3 つ決める
3. 要件を文書にして、複数社に同じ条件で見積を取る
4. 実際に使う人が、画面を触って確かめる
5. 一部の部署・一部の業務から始める

**5 が効きます。**全社で一斉に切り替えると、問題が出たときに戻せません。

情報セキュリティの最低限

入れ替えのときに、あわせて整えます。

• 誰がどのデータを見られるか（権限）
• バックアップが取れていて、戻せることを試したか
• 持ち出しの扱い（個人の端末、外部サービス）

バックアップは、取っているだけでは足りません。戻す練習を一度はしておきます。

外部の専門家に頼む範囲

ベンダーは、自社の製品を売る立場です。要件を作る側に、自社の味方を 1 人置くと、比較の目線が保てます。業務改革・IT の経験者に、要件の作成と選定の進行だけを頼む形が多いです。

出典: 本記事は運営の実務経験をもとにした整理で、外部統計の引用はありません（確認日: 2026-09-25）。